Verfahrensdokumentation

Es ist alles Gold, wenn wir glänzen. 

Wenn Ihr Unternehmen steuerlich relevante elektronische Dokumente nach den Vorgaben der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) aufbewahrt, müssen Sie eine Verfahrensdokumentation vorhalten. Hört sich nach ziemlich viel Aufwand an. Und ist es auch. Doch wir wären nicht ProgressOrg, wenn wir dem Ganzen nicht etwas Positives abgewinnen könnten. Gewinn ist hier genau das richtige Stichwort — Zeit zu glänzen: Mit unserer Unterstützung verwandeln Sie die aufwendige Verordnung in eine goldene Regel, denn mit der passenden Optimierung, kann sie sich richtig für Sie lohnen. 

Dokument mal! Was ist das überhaupt?

In einer Verfahrensdokumentation sind die gewollten Prozesse der IT-gestützten Buchführung und Aufbewahrung zu beschreiben — sowohl das Organisatorische als auch das Technische. Hierbei gilt es absolut detailliert zu erfassen, wie steuer- und handelsrechtlich relevante Informationen in Betrieben entstehen, empfangen, verarbeitet und aufbewahrt werden. 

Das ist essenziell, denn nur so können Aufsichtsbehörden checken, ob Unternehmen, die in den GoBD definierten Ordnungsmäßigkeitsgrundsätze erfüllen. Die sind übrigens dafür da, um sachverständigen Dritten die Kontrolle von Buchführung und Belegabgabe zu erleichtern. Definitiv ein Must-have, dessen Fehlen spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung auffällt. Die Erklärungsnot der Verantwortlichen, in diesem Fall die Geschäftsführung, ist dann nur das geringste Übel: Es drohen hohe Bußgelder und Hinzuschätzungen. 

Zu einer einwandfreien Verfahrensdokumentation zählt ihre ständige Aktualisierung. Sie ist, wie ihre Anhänge und Anlagen, ständig aktuell zu halten. Bei Veränderungen der Prozesse, des IT-Systems, des Betriebs oder der Nutzung muss schleunigst überprüft werden, ob die Verfahrensdokumentation noch mit der tatsächlich eingesetzten Lösung übereinstimmt. Da sie darüber hinaus zu den Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen im Sinne von § 257 Abs. 1 HGB bzw. § 147 Abs. 1 AO gehört, gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Einblick genügt, um den Aufwand zu verstehen.

Eine Verfahrensdokumentation besteht in der Regel mindestens aus den folgenden Inhalten:

  • Allgemeine Beschreibung
    • Wie ist das Unternehmen organisiert?
    • Welcher Mitarbeiter ist für welche Organisationseinheit/Aufgaben verantwortlich?
    • Wer führt welche einzelnen Arbeitsschritte, wie aus?
  • Anwenderdokumentation
    • Wie sind die eingesetzten Informationstechniken sach- bzw. organisationsgerecht zu bedienen?
  • Technische Systemdokumentation
    • Welche Hardware, Netzinfrastrukturen etc. werden genutzt?
    • Welche Software kommt zum Einsatz (Warenwirtschaft, Kassensystem oder anderweitiges Vorerfassungssystem, Buchführungssoftware, Zeiterfassungssystem und auch Dokumentenmanagementsysteme)?
    • Wie werden Daten archiviert (Cloud, on premise, oder Portallösungen)?
    • Wie arbeiten die verschiedenen Bereiche der IT zusammen (Dokumentation der Schnittstellen)?
    • Wie sind die Daten strukturiert?
  • Betriebsdokumentation
    • Wie werden Belege organisiert?
    • Wie wird sichergestellt, dass die Vorgaben der Anbieter von Software etc. eingehalten werden?

Für jedes DV-System muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Als DV-System im Sinne der GoBD zählen dabei sowohl das Hauptbuchführungssystem als auch die Vor- und Nebensysteme, wie zum Beispiel Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Kassensystem, Warenwirtschaft, Zahlungsverkehrssystem, Taxameter, Geldspielgeräte, elektronische Waagen, Materialwirtschaft, Fakturierung, Zeiterfassung, Archivsystem und Dokumentenmanagementsystem (einschließlich der Schnittstellen zwischen den Systemen). Auch eine Beschreibung des Vorgehens zur Datensicherung sowie des internen Kontrollsystems gehört in die Verfahrensdokumentation.

Aus der Pflicht wird die Kür.

Wie immer im Leben, gibt es auch bei der Verfahrensdokumentation zwei Seiten der Medaille. 

Klar, in erster Linie handelt es sich dabei immer noch um eine Pflichterfüllung, doch Sie können die Verfahrensdokumentation auch als Sprungbrett nutzen, um Ihre Organisations- und Prozessoptimierung sowie Digitalisierungsstrategie in neue Höhen zu befördern — aus der Pflicht wird die Kür. Gerne helfen wir Ihnen dabei, dieses Level durch den Einsatz modernster, medienbruchfreier IT- und DV-Systeme zu erreichen. Damit das mit ordentlich Schwung passiert, überprüfen wir natürlich auch die Möglichkeit auf zusätzliche Starthilfe, sprich Fördermittel. Mit uns ist gibt’s immer Fortschritt — auch in die vertikale. 

Prozessberatung

Guter Rat will Progress haben.

Als Unternehmen sind Sie im globalen Umfeld einer immer dynamischer und komplexer werdenden Markt- und Wettbewerbssituation ausgesetzt — zurücklehnen ist nicht. Um weiterhin ganz vorne mitzumischen, müssen Sie Ihr strategisches Unternehmenskonzept weiterentwickeln und es an die stetig neuen Anforderungen, etwa seitens des Gesetzgebers, anpassen. Sie sind —  wortwörtlich — gut beraten, bei dieser anspruchsvollen Challenge auf unsere Kompetenz zu setzen. Wieso? Na, weil Sie mit unserer Beratung Ihre Prozesse nicht bloß durchlaufen, sondern wahrhaftig fortschrittlicher machen. Guter Rat hat und kommt von Progress.

Prozessberatung

Ihre Ansprech­partner für Verfahrens­dokumentation!

Marco Raabe

Steuerberater
Dipl.-Betriebswirt (FH)
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Mirco Schmale

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Dominik Mieth

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